業務改善をする前に「ECRS」で業務整理を!

代表取締役社長の伊藤大輔です。

昨今、DX等のトレンドにより、より積極なIT投資がおこなわれています。
これらのIT投資の中には、業務効率化・生産性向上を目的としたものがあります。
業務効率化・生産性向上を目的とした他の投資としては、組織改善などもあります。

● 業務整理をしてから投資をし、投資の効果を最大化する

業務の効率化、生産性の向上を目的とした投資をする前に、業務整理(業務のお掃除)をする事をお勧めしています。
業務の効率化、生産性を高めたいということは、現在の効率性や生産性に満足いっていないという状況であると思います。
その状況を生み出しているひとつの要因としてムダ・ムリ・ムラ(3M)があるはずなのです。

例えば、我々がお客様に対応している「業務プロセス改善サービス」で、お客様先の業務フローを明確に書き出し、すべての工程を明らかにし、その詳細を質問すると、ことが発生します。

「この●●という工程はなぜおこなっているんですか?」
「・・・」

「この●●という工程はなぜおこなっているんですか?」
「以前、●●というトラブルがあって、それを防止するためにやっています」
「では、そのトラブルの発生頻度はどれぐらいなのでしょうか?」
「ほとんど無いといってもよいでしょう」

つまり、「形骸化された業務」や「現在のビジネス価値に直結していない業務」が結構あるものなのです。

この状況で、何もせず、IT投資や組織改編を行うと、ムダ・ムリ・ムラ(3M)がある上に、上塗りのようなIT投資、組織改編となってしまい、投資効果は薄れてしまいます。

わかりやすい例ですと、例えば、業務効率化を目的としたパッケージソフトを導入するプロジェクトがあったとします。
ムダ・ムリ・ムラ(3M)がある状態でパッケージソフトを導入すると、カスタマイズのオンパレードとなります。
ビジネス価値に直結しない工程や業務のために、高いカスタマイズ費がかかり、さらにはカスタマイズが多く発生すると、せっかくパッケージソフトを導入したにもかかわらず、保守費用が高くなってしまいます。

組織改編・改革に至っては、もともとの組織の総従業員数・総労働時間数・総工数と、新しい組織の総従業員数・総労働時間数・総工数が同じになってしまい、組織改編・改革の意味を無さない結果にもなってしまいます。

● 「ECRS(イクルス)」で業務整理をしてから大規模投資を

大規模投資をする前に、ぜひ業務の「大掃除」をしてください。

皆さんも年末年始や引越しの際に、お掃除したり、モノを減らして新しい年や新しい場所にいくと思います。

その時に役立つフレームワークがECRS(イクルス)です。

ECRSとは業務を整理する時に考えるべき重要な4つの要素の頭文字です。

  1. Eliminate(排除):無くせないか
  2. Combine(結合):一緒にできないか
  3. Rearrange(交換):変更できないか
  4. Simplify(簡素化):単純化できないか

わかりやすいように、例えば、ムダに会議が多い会社があったとします。
その会議を効率化しようとしたとします。
その時にECRSのフレームワークを使い、このように考えます。

Eliminate(排除):無くせないか
「そもそも、この会議は必要なのか」と考える。

Combine(結合):一緒にできないか
「A会議とB会議は似たようなものだから一緒にやればいいのではないか」と考える。

Rearrange(交換):変更できないか
「この会議は会議室でやる必要な無いのではないか。メール報告で十分ではないか」と考える。

Simplify(簡素化):単純化できないか
「この会議を1時間もやる必要はあるのか。アジェンダを整理すれば30分でよいのではないか」と考える。

などです。

業務改善において、業務フローを明確にし「見える化」したりすることはとても重要ですが、「見える化」したあとに、どのように考えるかが極めて重要になります。

ぜひ、このECRSのフレームワークを皆さんの現場でも行っていただき、業務効率化・業務改善に結び付けていただければ、幸いです。

ここまでお読みいただき誠にありがとうございます。

● 業務改善のご支援・ご相談

当社では、業務プロセス改善の実行支援やコンサルテーション、研修などを行っています。
貴社のご要望に応じて、各ポイントでのご支援も充実しております。
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