月別アーカイブ: 2014年8月

Googleカレンダー活用法

効率的なスケジュール管理法 (Googleカレンダー活用術)

皆さん、こんにちは!日本プロジェクトソリューションズ株式会社 代表取締役社長の伊藤です。

効果的なスケジュール管理法を教えてください。

皆様のおかげで、現在は日本全国で講演をさせていただく機会をいただいております。
プロジェクトマネジメントの専門家という仕事柄、「効果的な『個人』のスケジュール管理法を教えてください」というご質問が常にあります。
(プロジェクトマネジメントというと「工程・スケジュール管理」のイメージが強いようです。)

多くの方々はこんな悩みを抱えておられます。

  • 仕事でやらなければならないこと(タスク)が時間通り終わらない。
  • 常に時間に追われている。
  • スケジュール通りに事が進まない。
  • etc.

Googleカレンダーの活用

私も会社員時代、同じ悩みを抱えていました。
そして、会社経営を始め、複数の会社の経営者となるたびにスケジュール管理方法やタスク管理方法について悩みました。
最初はシステム手帳などを使っていました。
今はGoogleカレンダーのみを使っています。

「なんだ、そんなの使ってるよ」と思われるかもしれません。

ポイントはその使い方なんです。

そのポイントの前に、なぜ、紙からアプリケーションをつかったスケジュール管理、タスク管理になったかお伝えします。
理由はとても簡単です。

まず第1に「アラート機能」があることです。
膨大なタスクなスケジュールがあると、ついつい忘れてしまいます。
スケジュールのアプリケーションですと、ケータイ電話などにメールでアラートを送信する機能があり、スケジュールを忘れずに済みます。

第2に「ケータイで操作できる」点です。
満員電車で手帳を見たり、街中で手帳を見るのが難しい場合があります。
ケータイ電話ですと片手で入力・閲覧することができます。
また、現在は電話でアポイントの連絡がくるよりは、SNSやメールでアポイントが来ることも多いですよね。
ケータイならすぐにスケジュール確認や入力ができます。

第3に「スケジュール変更が容易」な点です。
手書きのスケジュール帳ですと、スケジュールの変更があった場合に書きなおしたり、消したりする工数がありますが、アプリケーションであれば数クリックで変更が可能です。

タスク管理ツール(アプリ)の落とし穴

皆様、タスク管理ツールなどを使われておりますでしょうか?
このタスク管理ツールには「当たり前」の落とし穴があります。
それは、「無限にタスクを入力することができる」ということです。

無限にタスクを入力できるツールがあっても、私達には時間・体力などの「制約」があります。
当り前のことですが、このツールと現実の制約のギャップがスケジュールやタスクの遅延につながることも多いのです。

どうすればいいの?

日々のビジネスの現場では、2つタスクがあります。

1.厳密な時間が決まった仕事(アポや会議など)
2.厳密な時間が決まっていない仕事(その他タスク)

多くのスケジュールの遅延が発生してしまう原因は、上記2のタスク処理であることが多いです。
この理由は、先ほども記載したように、時間の概念なく、タスクだけスケジュール表に書きこんでしまうからです。
そしてその遅延は上記1の厳密に時間が決まった仕事などに影響をおよぼしていきます。

ポイントは、上記2の「厳密な時間が決まっていない仕事」に「時間を設定する」ということです。

つまり、厳密な時間が決まっていないタスクに、時間設定を行い、時間の制約を常に意識しながら効率的に仕事をするという手法です。
ひとたび「時間」という制約を設定すると、実行できるタスク数にも制限がかかります。
タスク数や時間に制約がかかると、稼働率の低い時間(タスクが少ない時間)が見える化され、そこに新しいタスクを追加しようとします。
これで効率的な1日が生み出されます。

もちろん、タスクの時間は最初は「仮」で入力し、できなかった場合は時間を変更したりします。
重要なことは、時間が厳密に決まっていないタスクに厳密な時間を設定することで、自分の制約を知り、効率よく適格に仕事をこなすということです。

具体的なGoogle活用方法についてご説明します。

Googleスケジュール活用法

例として、私の1週間のGoogleカレンダー(午前中のみ)は上記のようになります。

なにやら有名なブロックのゲームのようになっていますが、、、

このスケジュール例には、先ほど述べた仕事の1と2が混在しています。
ここで注目いただきたいのは、タスクが密集している時間帯でもタスクは4~5に抑えられているということです。
1時間という制約の中で、今の私ができるマルチタスクは4~5つと理解し、そのようにあえて設定しています。
これで、事前に遅延が発生するリスクを抑えています。

すべてのスケジュールやタスクには「アラート」が設定されていますので、タスク実施1時間~10分前にはすべてケータイに通知がくるようになっています。

是非一度お試しください。

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