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PMやPMOの役割の悩み

こんにちは!日本プロジェクトソリューションズグループ代表の伊藤です。
多くのお客様からよく聞かれる質問があります。
それは、、、
「プロジェクトマネジャーと現場業務の役割分担、区分けが分からない。」
「PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)とプロジェクトマネジャーの違いが分からない。」
という相談です。
簡単に言えば、プロジェクトメンバー業務とプロジェクトマネジャー業務とプロジェクト支援業務の境に関する課題ですね。
それぞれ兼務している場合も、それぞれ単独の人たちが対応する場合もあります。
実はこれ、とっても簡単なことなんです。
このような相談の時に、こんな例え話をします。
例えば、典型的な昭和時代の大家族におじいちゃん、おばあちゃん、お父さん、お母さん、成人になる子供2名いたとします。
お父さん、お母さん、子供2名は全員働いていて世帯年収は約2,500万円だったとしましょう。
例えば、お父さんは家計に必要な主たる収入を得る役、お母さんは収入を得ながら家計をやりくりする役割。
子供も収入を得ながら、家庭内の仕事を担当する役割。
料理、洗濯、掃除、ゴミ出し、買物などの家事はそれぞれの得意分野で分担。おじいちゃん、おばあちゃんはお父さん、お母さんのメンタリングや家庭の支援をしています。
子供の一人が、一人暮らしをしたいと言い、家を出ていきました。
世帯年収は500万円。
この子供は一人暮らしをすることで、主たる収入を得る役、家計のやりくり、家事の全てをやらなくてはなりません。
一方で、大家族は1人年収500万の子供が抜け、世帯年収規模は2,000万円と規模縮小しました。
また一人がいなくなったので、家庭を守るために役割分担も見直さなければいけません。
もうここでお気づきですね。
簡単に言えば、「規模や状況、状態で専属担当、兼務担当が決まる」ということです。
当たり前でしょ!という方が多いと思うのですが、プロジェクトが上手く回っていないときは、こうした当たり前の事が見えなくなってしまう事が多のです。
お客様からも「そうですよね」「分かりやすいですね」と言われます。
小規模であればプロジェクトマネジャーがプロジェクト管理しながら自分も業務執行しますし、中規模であればプロジェクト管理の役割を専任で立て業務執行はメンバーにということもあります。
大規模プロジェクトやプロジェクトマネジャーの育成を主軸としたプロジェクトですとPMOがプロジェクト支援をする事もあります。
では、この「規模」はどこで判断すればいいのでしょうか。
結論から申し上げると長年プロジェクトマネジメントをし、さらに経営者である私は「人財能力(キャパシティ)」と「利益率」のバランスで考えています。
またその例え話をするとお客様から「なるほどね」と言われます。
私はたった一人で起業しました。
風が吹けば倒れるような小さな会社で財務、経理、法務、営業、マーケティング、広報、オペレーション実務全てを一人で一所懸命やっていました。
最初は自分の役員報酬稼ぐのでやっとです。
私のキャパシティはオーバー気味でした。
利益率もあまりかんばしくありません。
むしろ会社銀行口座のお金が段々少なくなる恐怖があったぐらいです。
ここで皆さんに誰でもわかる簡単な質問です。
「キャパシティオーバーの私が利益率の悪い状況で、キャパシティオーバーだから人を採用しよう!と思うでしょうか?」
答えは「しない」ですよね。
まずは利益率がかんばしくなく、キャパシティーオーバーなのであれば、既存のビジネスを見直し、キャパシティーオーバーしないで適正利益を得られるように業務改善努力をしなければなりません。
逆に利益率が適正であればキャパシティオーバーの私から営業のみを切り離す為に営業人財採用するかもしれません。
更に利益率が適正で売上の拡大が進めば、経営と業務執行を切り離すかもしれません。さらに法務、財務、営業、オペレーション実務など専任役割を立てるかもしれません。
プロジェクトは基本的に超小規模プロジェクトであれば1名がすべてやることができます。
しかし、プロジェクトが複雑化したり、規模が拡大することで、管理と業務執行の切り分けが起こります。
さらに、複雑化、規模の拡大、またはプロジェクトマネジャー育成の観点から、専任化がさらに進んだり、プロジェクトマネジャーの支援のためのPMOが発生したりします。
さらに言うと、先ほどの大家族の例に戻ると、一人暮らしをした子供が、例えば料理が作れなかったとしましょう。
毎夕食はレストランで食べたとしましょう。
これは、料理という役割をアウトソーシングしているのと同じことです。
つまり、役割を細分化するにあたっては、それを自社で賄うのか、アウトソーシングしていくのかという考えもあります。

ここまでお読みいただきまして、誠にありがとうございました。