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マネジャーが知るべき「パーキンソンの法則」

皆さんこんにちは!日本プロジェクトソリューションズ代表取締役社長の伊藤大輔です。
引き続き、多くの皆様がこのブログをご覧いただいており、心より御礼申し上げます。

今回はマネジャーの皆さんが知っておくべき法則のひとつをお伝えしたいと思います。
それは、「パーキンソンの法則」です。

パーキンソンの法則とは?

話を単純化させると、「パーキンソンの法則」とは・・・

第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する。

第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する。

さらに話を単純化させると、「人は与えられた資源を資源を使い切ってしまう」ということです。

ここで言う「資源」は経営資源としての、ヒト、モノ、カネ、ジョウホウ、ジカンなどを含めて考えてみてください。
一番わかりやすい例がカネの部分かもしれません。
とあるプロジェクトがあったとして目標達成までの予算が100万と設定したとしましょう。
知恵を使えば70万円で終わるかもしれないものに対して100万円きっちり使ってしまう可能性があるという法則です。

ジョウホウという要素を見てみましょう。
eメールの各自に割り当てられた保存可能容量が10GBと設定したとしましょう。
本来必要な保存すべきメールは1GB程度だったとしても、10GBまでフルにメールを貯めて容量の限界が来てから本当に必要なメール以外を削除しようとあたふたする可能性があるという法則です。

ジカンという要素を見てみましょう。
とあるプロジェクトのアクティビティの必要時間が8時間と設定したとしましょう。
知恵を使えば5時間で終わるかもしれないものに対して8時間きっちり使う可能性があるという法則です。

ここまで書くと、「あ!思い当たることがある!」と感じていただけるのではないでしょうか。

プライベートでも当てはまるのでは?

たとえば、「今日は1日何も予定がない!」ということで時間的余裕があったします。
しかし、1日を終えると「結局、何もできなかった、、、」ということはないでしょうか。
もしくは、「あまり生産的な1日ではなかったな、、、」ということはないでしょうか。

たとえば、お財布に5万円を入れておくのと、1万円を入れておいた場合に、5万円を入れておいた方が支出してしまった、、、ということはないでしょうか。

たとえば、スマホというデバイスを持ってから、本来不必要なサイトを見たり、不必要なコミュニケーションなどが頻発し、時間を無駄にしてるな、、、と感じたことはないでしょうか。

このように、良いか悪いかは別として、資源が与えられれば与えられただけ、人はそれを使います。

それを防止するため施策も皆さんのプライベートでやっていることがあります。

例えば、「プリペイドカード」です。
最初にお金を支払い、制限を設けて購買をする。
制限がオーバーしたら、「本当に必要なもの」があった時にしかチャージしない。

例えば、資産管理が徹底されている方ならば「銀行口座を複数もつ」などです。
生活用、貯蓄用、投資用などと銀行口座を設けて、制限を設けてお金を使うなどです。

プロジェクトマネジメントでも

当社が専門とする「プロジェクトマネジメント」でも、この法則に対処するマネジメント理論が含まれています。
プロジェクトマネジメントでは、コスト、人的リソース、スケジュール、品質、、、、などのさまざまな制約が設けられています。
その制約をプロジェクト憲章やスコープ記述書、各種プロジェクトマネジメント計画書に明確にしてからプロジェクトを開始します。
しかし、プロジェクトは未来に対する活動ですから、計画どおり事が進むことはありません。

そこで「変更管理」という考え方があります。

あらかじめ決定した計画に対して、現実がどうだから変更するというような合理的意思決定の場が設けられています。

マネジャーはぜひ理解しよう

プロジェクトマネージャーに限らず、一般のラインマネジャーについても、この法則を理解しましょう。
特に、キャリアアップを目指すマネジャーの皆さんには理解してほしいと思います。

企業や組織によっては、プロジェクトマネジャーは変更会議、ラインマネジャーは稟議など、何かを変更する時や、追加の資源を要求する時の面倒な手続きがあるかもしれません。
しかし、これらの手続きがなければ、企業や組織の資源は制約なく膨張するばかりです。

また、「過去はこの仕事に●●分の資源がかかったので、今回も●●分の資源がかかります」ということがないようにしましょう。
逆に、「過去はこの仕事に●●分の資源がかかったのだが、、、それは本当かな?」というように考えることが望ましいです。
なぜなら、過去の仕事でパーキンソンの法則が働いているかもしれないからです。

実は、、、この法則に関連することが、、、

この法則に関連していることが多々あります。

例えば、このブログで紹介した「学生症候群」の話です。学生症候群とは、例えば、学生に2時間で終わる宿題を課し、その提出期限が1週間後だったとします。宿題をやる時間余裕は6日と22時間あるわけですが、この時間余裕を最初に使ってしまうという理論です。
皆さん、または皆さんのまわりでも、「夏休みの宿題を夏休み終了前にバタバタとやる」という経験や話を聞いたことがないでしょうか。
これも学生症候群のひとつです。

これに関する動画はこちらです。

さらに、このブログで紹介した効率的なスケジュール管理法も関連します。タスク管理システムは無限にタスクを追加できます。
しかし時間は有限です。
だからうまくいかないのです。
だから残業が発生するのです。

具体的には、本日のタスクを10個登録したとします。
1つのタスクあたりの時間が30分だったとして、10個の所要時間は300分。
すべて完結するまでに5時間です。
タスク登録以外の一般的な仕事や仕事のための移動時間を考えると、、、
通常勤務の8時間で終わらないことも、、、
だからタスク管理システムでやってもうまくいかないのです。

マネジャーがやるべき仕事

マネジャーはこの法則を理解しつつ、適切に資源を管理していかなければなりません。
部下からも追加の資源要求が常に来ると思います。
しかし、その合理的理由をしっかりと聞き、目的や目標達成のために本質的に追加資源が必要なのかを考えなければなりません。

企業は、「売上を上げる」、「経費を下げる」、「それにより利益を増大させる」、「利益をさらなる売上増加、経費削減のために投資する」の4つの活動があります。
資源を与えられただけ使ってしまう企業は、利益が確保できず、投資もできなくなります。
したがって、企業の力が弱まり競争優位性もなくなり、衰退してしまいます。

キャリアアップを考える皆さんは、これらをしっかり考え、習得する必要があります。

パーキンソンの法則を防止する仕組みづくりを理解する、または作る必要があります。
この仕組みについては、またあらためてご紹介します。

皆さんのビジネス成功を心より願っています。

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