月別アーカイブ: 2016年10月

日本プロジェクトソリューションズ,要求事項,スコープ記述書,

要件定義やスコープ記述書で助かる思考法

皆さんこんにちは!日本プロジェクトソリューションズ代表取締役社長の伊藤大輔です。
引き続き、多くの皆様がこのブログをご覧いただいており、心より御礼申し上げます。

今回は要件定義やスコープ記述書作成で助かる思考方法についてご紹介します。
弊社では日々多くのプロジェクトマネジメントや関連する教育研修、そして現地現場でのプロジェクト業務の支援事業をしています。
その中で、要件定義やスコープ記述書作成時など、あらゆるステークホルダーの「要求事項」が山積した時に「どう整理すればよいか!?」で悩まれている方が多くいらっしゃいます。

今回は要件定義やスコープ記述書作成の前段階での「要求事項」の整理で助かる思考法をご紹介します。

制約があるのに・・・要求事項は山積

プロジェクトマネジメントには、経営資源であるヒト・モノ・カネ・ジョウホウ・ジカンなどの制約があるにも関わらず、時にステークホルダーの要求事項はそれらの制約以上の要求事項になることもしばしばです。

もちろん、プロジェクトマネジャーは知識や経験をフルに使い、できるだけ要求事項を網羅する要件定義やスコープ記述書を作ろうとします。

しかし、これらの努力をしても、制約条件上これ以上の調整は無理となった場合に「要求事項」の調整が必要になります。
その時の思考法を当社独自のフレームワークをふまえてお伝えします。

要求事項の整理は「優先度」と「明確度」から

ステークホルダーから要求を確認する時から「優先度」と「明確度」を聞き出すことはとても重要です。

まずは「優先度」から見てみましょう。
「優先度」とは、話を単純化すると、ステークホルダーが要求した事項がどれだけ優先度が高いかということです。
この時にグローバルプロジェクト等で利用するのは、Must(必須)、Should(すべきこと)、Could(可能であれば)、Won’t(不要)などのカテゴリー分けです。

次に「明確度」を見てみましょう。
「明確度」とは、話を単純化させると、ステークホルダーが要求した事項がどれだけ明確であるかということです。
こちらもグローバルプロジェクトでは「SMARTの法則」や「6W2H」が良く利用されます。

SMARTの法則は、Specific(具体的)、Measurable(計測可能、数値化できる)、Agreed upon(同意・合意している)、Realistic(実現可能な)、Timely(期間・期限が明確)などの頭文字をとったものです。
6W2Hは、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Whom(誰に)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくら)の頭文字です。

「要求事項」の整理で助かる思考法

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「要求事項」の整理で助かる思考法をお伝えします。
まず、「優先度が高い」要求事項でも「明確度」が低い要求事項について、その明確度を高めていきましょう。(図表の「1」のプロセス)
プロジェクトでは時間の制約がありますから、優先度が低い要求事項よりも前に、優先度が高い要求事項をより明確にすることが大切です。

すると、優先度が高く、明確度の高い要求事項が山積するようになります。
全ての要求事項を実現するのは理想ですが、現実的には厳しいこともあります。
そこで、次に考えるのは、「優先度高ー明確度高」の要求事項の「再優先順位付け」です。(図表の「2」のプロセス)

再優先順位付けでは、「優先度高ー明確度高」の要求事項を改めて、Must(必須)、Should(すべきこと)、Could(可能であれば)、Won’t(不要)なのかを考えていきます。
プロジェクトの予算、リソース、時間などを考えながら最優先順位付けを行います。

目的・目標に立ち返る

実際のプロジェクトでは「再優先順位付け」は難しい場合があります。
それは、それぞれのステークホルダーの専門分野で興味・関心が異なるためです。
例えば、経理部門の人はコストに興味・関心がありますが、技術部門の人はコストをかけてでも良い製品を作りたいなどの利害衝突があります。
このような要求事項の収集時のおける利害衝突をプロジェクトマネジャーはやりくりする必要があります。

このように、最優先順位付けに苦慮したら、プロジェクトの目的・目標に立ち返りましょう。
プロジェクトには独自の目的や目標があります。
様々な「優先度高ー明確度高」の要求事項は「本当に目的・目標に対して優先度が高いのか?」という考え方です。
この考え方に立ち返ると、要求事項がステークホルダーの個人的な思惑だったり、組織としての思惑だったりすることがあり、意外にも優先順位が低いものが多くあったりするものです。

本当に「優先度高ー明確度高」が多くあり、それらをすべてやらなければならない場合はどうするのですか?という質問をいただくことがあります。
答えはとてもシンプルです。
もし「本当」にこれらの要求事項を全てやる必要がある場合は、それなりのコスト、時間、リソースが必要になります。
もし、それらが目的・目標設定時のコスト、時間、リソースよりも増えるならば、しかるべき手続きにて目的・目標の「変更」をしなければなりません。

この場合、当然プロジェクトのROIは低下することでしょう。
すると、「本当にこのプロジェクトをやりますか?」という考えが出てきます。
つまり、初期の「目的・目標」を実現させるかという問題に戻るだけなのです。

目的・目標達成に「本当にやるべきことは何か」

プロジェクトの目的・目標を達成させるには、常に「制約」がつきものです。
「目的・目標」を達成させるために、「本当にやるべきことは何か」を考え要求事項を調整していきましょう。

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