今だからこそBCPで必要なコンティンジェンシープラン、是正措置、予防措置を考える。

こんにちは。
日本プロジェクトソリューションズ株式会社代表取締役社長の伊藤です。

新型コロナウイルスの影響により、様々な影響があらゆる場所で出ています。
皆様と同じく、弊社および弊社関連事業でも影響が出ています。

こういった時だからこそ、改めてBCP(事業継続計画:Business Continuity Plan)について考えてみたいと思います。

プロジェクトマネジメントにおいても、リスクマネジメントなどの考え方、また、そのマネジメントエリアに含まれる、コンティンジェンシー計画、予防措置、是正措置などの考え方があります。
これらの考え方をこういった時だからこそ、改めてご紹介したいと思います。

未来の事は誰にもわからない。だからリスクマネジメントをする。

プロジェクトは未来の目標を達成させるための一連の活動です。
しかし、未来に何が起こるかを100%予測する事は不可能です。
必ず「不確実性」があります。
この不確実性の事を「リスク(Risk)」と言います。

このリスクをいかに「やりくり」するかが、「リスクマネジメント」の本質となります。

リスクマネジメントには大きく3つの視点がある。

既述の通り、未来に何が起こるかを100%予測する事は不可能ですので、リスクマネジメントを実施したからといって、100%リスクが防げるというものでもありません。
結論から言うと、リスクマネジメントを行い、リスク発生により被る影響を最小限にしていく事がリスクマネジメントに求められるのです。

このリスクマネジメントには、話を単純化させると、3つの視点があります。

  1. 事前にリスク発生をさせないようにする。(予防措置)
  2. 上記でリスクが発生してしまった場合の緊急対応措置を迅速に実行する。(コンティンジェンシー計画)
  3. リスクが発生した後、もとの計画通りに戻るようにする。(是正措置)

予防措置は、その名の通り、未来に発生するであろうリスクを事前に予防する対策を立て、実行する事です。

しかし、どんなにリスク対策を立てたとしても、100%リスクを防止できるわけではありません。
また、リスク対策には費用もかかりますので、経済的理由で100%リスクを防止する事もできないのです。

そこで、次のコンティンジェンシー計画を立てておきます。
ここが最も事業運営におけるBCPと近いところです。
未知・未想定のリスクが発生した時に、そのリスクにいち早く対応できるような経営資源を備えておく、または、初動を計画しておくなどの計画がコンティンジェンシー計画です。

最後に、そのコンティンジェンシー計画による迅速な初動を通じて、いかに事業をもとのレールに戻していくのかを実行していくのが是正措置です。
プロジェクトの場合は、いかに計画通りに戻していくかを検討しますが、事業の場合は、いかに通常運営に戻していくかが是正措置の考え方として活用できます。

時間軸で見るリスクマネジメント。

先ほどの3つの、予防措置、コンティンジェンシー計画、是正措置を時間的に考えてみると分かりやすいと思います。

リスク発生前→予防措置の実行
リスク発生中→コンティンジェンシー計画の実行
リスク発生後→是正措置の実行

リスク発生前、発生中、発生後で対応しなければならない事、視点、活動内容などが異なるはずです。
これらを事前に計画・実行しておく事が、BCPで重要な事となります。

最後は意思決定・決断。

予防措置、コンティンジェンシー計画、是正措置を考えておく事で、リスク発生時の意思決定や決断のボリュームは減っていきます。

しかし、意思決定・決断が0%になるかというと、そういうわけにもいきません。
事業責任者や経営者、プロジェクト責任者は何かしらの意思決定・決断が求められます。
もちろん、「何もしない」という意思決定もあるかもしれません。

ぜひこの機会に、お仕事で何かしらの責任を持っている方は、想定外の事象が発生した時に、「自分は意思決定・決断ができるのか」という観点でご自身を見ていただき、少しでも不安があるのであれば、リスクマネジメントを検討いただければと考えております。

ここまでお読みいただき、誠にありがとうございました。

 

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